各单位：

档案是学校办学发展过程的真实记录，是大学治理的一项基础工作，是学校高质量发展和维护师生校友权益的重要保障，是全面客观保存学校历史的重要基础。做好档案管理工作，是各单位的一项法定职责。

根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局令第16号）《精准扶贫档案管理办法》（国档发〔2025〕8号）及《北京理工大学档案管理办法》等规定，为进一步做好学校工作文件材料收集、整理及归档工作，特将相关工作通知如下。

一、归档范围

1.单位工作文件材料。本单位在工作中形成且具有一定保存价值的工作材料，包括能体现本单位管理职权决策决定的工作记录、部门文件和工作台账等；能为本单位重要事件、工作年鉴和统计数据等提供支撑的文件材料；本单位以学校名义获得的各级各类奖励凭证。

2.重大工作文件材料。各单位牵头或参与学校重点活动和重大工作的重要文件、资料和实物等，主要包括学校服务、保障、参与党和国家重大任务，学校80周年校庆及历年校庆，学校精准扶贫和定点帮扶，疫情防控等相关的资料和实物。

3.已撤销单位文件材料。因学校机构调整，被撤销或与其他机构合并单位，在调整前形成的文件材料。

二、工作要求

1.各单位应高度重视归档工作，坚持“应归尽归、应收尽收”，安排专人做好归档材料的收集、整理与移交工作。涉及多部门的文件材料归档，由主办部门负责，相关部门协助。对已撤销单位文件材料，保存单位和个人应主动交至档案馆归档。

2.各单位应根据归档指南（详见附件1）要求，对归档材料进行认真整理，确保齐全完整。归档材料的电子版本，必须与纸质材料内容及标注一致，刻录光盘进行归档。

3.各单位归档材料应为工作中形成的原始文件，复印件原则上不归档。如确需对复印件进行归档，需加盖归档单位公章。对拟归档的声像和实物档案，应做好时间、地点、人物及关联事件说明。

4.各单位归档涉密文件应严格遵守保密工作管理规定。涉密文件应单独进行归档和移交，移交目录必须用涉密计算机打印或手工填写。

5.各单位应在每年6月30日前，将上一年度及以往未归档工作材料送至档案馆。科研项目档案应在项目完成，且通过验收后2个月内归档。设备类档案在设备验收后1个月内将设备资料目录归档。毕业生合影由学生工作部以电子版形式归档。

6.各单位对以往未能及时归档的文件材料，应认真整理及时提交。个人持有的工作文件材料，可通过材料所属单位归档，或直接交至档案馆处理。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

三、联系方式

在归档材料准备阶段，各单位应与档案馆各门类档案负责人建立联系（详见附件2）。档案馆将提供业务指导服务。对不符合归档要求的材料，请按要求整理合格后，再办理移交手续。

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附件：   1.归档指南（https://archives.bit.edu.cn/fwzn/gdzn/index.htm）

 2.档案馆各类档案负责人联系方式

                                       档案馆       

                                   2025年6月10日