仪器设备档案（以下简称设备档案）是指在设备选型、购置、安装、调试、运行、管理、维修、改造和报废全过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像载体材料、磁盘、光盘等原始记录以及随机材料等。

一、归档范围

单台（套）人民币10万元以上（含10万元）的设备文件材料均需归档。根据设备的类型可分为4类：标准（外购）设备、非标（自制\委托研制）设备、特种设备、软件类，具体归档范围详见附表（附表1-4）。

二、归档要求

（一）收集：归档负责人按单台（套）设备及时收集文件材料，保证单台（套）设备档案的成套性和系统性。

（二）分类：按照四类设备的类型及归档范围进行分类（详见附表1-4）

（三）排序：每类设备分别按照附表1-4中的顺序排序。项目批复中，属于系统类的建设内容，将每个子项设备档案收集齐全，然后按照每个子项档案形成的先后顺序进行排列。

（四）编号：编制档号（档案馆提供）、件号、页号。

（五）编目：编制卷内目录（附表5），归档负责人需同时提交纸质版和电子版。

三、归档流程

（一）归档负责人填写《开箱随机文件资料登记明细表》（附表6）。

（二）归档负责人根据设备采购合同或协议中有关“培训”的条款，审查合同或协议约定的培训内容是否已经按合同执行并形成培训记录（附表7）。

（三）设备开箱验收后7个工作日内，归档负责人到档案馆办理资料归档。

（四）归档审查时，归档负责人需按移交清单提供全套设备资料。对于审查中发现的问题，档案馆开具《归档不合格项审查单》（附表8），限期整改后二次归档。

（五）审查合格后做好移交清单（一式两份），办理移交手续。